Dalam dunia kerja yang terus berkembang, cara perusahaan mengelola absensi karyawan juga ikut berubah. Jika dulu mesin sidik jari atau kartu ID adalah standar, kini sistem absensi online berbasis aplikasi mulai mendominasi.

Pertanyaannya, apakah mesin absensi tradisional masih relevan? Mari kita bandingkan keduanya dari berbagai sisi untuk membantu Anda menentukan mana yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Mesin Absensi Tradisional (Sidik Jari/Kartu)

Mesin absensi tradisional adalah perangkat fisik yang dipasang di kantor. Karyawan harus melakukan absensi dengan sidik jari atau kartu khusus.

Kelebihan:

• Keandalan Fisik: Perangkat ini tidak bergantung pada koneksi internet untuk merekam data. Selama ada daya, data absensi bisa tersimpan.

• Persepsi Keamanan: Banyak perusahaan merasa lebih aman karena data absensi terekam di perangkat fisik yang berada di lokasi mereka.

• Mudah Dipahami: Penggunaannya sangat sederhana, yaitu cukup menempelkan jari atau menggesek kartu.

Kekurangan:

• Tidak Fleksibel: Tidak bisa mengakomodasi karyawan yang bekerja dari rumah (WFH), di luar kantor, atau di lokasi proyek yang berbeda.

• Rentang Biaya Tersembunyi: Anda harus mengeluarkan biaya untuk instalasi, perawatan, perbaikan, dan pembelian perangkat baru jika rusak.

• Potensi Kecurangan: Masih ada celah untuk kecurangan, seperti titip absen atau joki sidik jari.

• Data Manual: Mengumpulkan dan memproses data dari mesin absensi seringkali memerlukan ekspor manual dan rekapitulasi yang memakan waktu, terutama untuk penggajian.

• Masalah Kebersihan: Permukaan mesin sidik jari digunakan oleh banyak orang, sehingga bisa menjadi media penyebaran kuman.

Sistem Absensi Online (Aplikasi Mobile)

Sistem absensi online adalah aplikasi yang diinstal di smartphone karyawan, memungkinkan mereka melakukan absensi dari mana saja dan kapan saja.

Kelebihan:

• Sangat Fleksibel: Cocok untuk perusahaan yang menerapkan WFH, hybrid, atau memiliki banyak cabang. Karyawan bisa check-in dan check-out dari lokasi mana pun.

• Efisiensi Biaya: Tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk perangkat fisik. Biaya yang dikeluarkan biasanya berupa langganan bulanan yang lebih terjangkau.

• Pencegahan Kecurangan Lebih Canggih: Aplikasi dilengkapi dengan teknologi pelacakan lokasi (GPS) dan verifikasi biometrik (seperti selfie), sehingga dapat meminimalkan kecurangan.

• Data Real-time dan Terintegrasi: Data absensi langsung tersimpan di cloud dan dapat diakses kapan saja. Fitur ini memungkinkan integrasi langsung dengan software HRIS untuk penggajian yang otomatis.

• Fitur Tambahan: Banyak aplikasi menawarkan fitur-fitur lain seperti pengajuan cuti, izin, lembur, bahkan mood tracker untuk memantau kesejahteraan karyawan.

Kekurangan:

• Ketergantungan pada Koneksi Internet: Meskipun beberapa aplikasi memiliki fitur offline, absensi paling optimal dilakukan dengan koneksi internet yang stabil.

• Ketergantungan pada Perangkat Karyawan: Keberhasilan sistem ini bergantung pada kepemilikan smartphone oleh setiap karyawan.

• Masalah Baterai: Penggunaan fitur GPS secara terus-menerus dapat menguras daya baterai ponsel.

Baca Juga : 7 Manfaat Sistem HRIS untuk Berbagai Pabrik di Indonesia

Kesimpulan: Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Setelah melihat perbandingan di atas, jelas bahwa sistem absensi online menawarkan fleksibilitas dan efisiensi yang jauh lebih besar, menjadikannya pilihan yang lebih relevan untuk sebagian besar bisnis modern saat ini.

• Pilih mesin absensi tradisional jika: Perusahaan Anda sangat kecil, semua karyawan selalu bekerja di satu lokasi fisik, dan Anda memiliki anggaran terbatas untuk investasi awal.

• Pilih sistem absensi online jika: Anda ingin fleksibilitas, memiliki karyawan yang sering bekerja di luar kantor, ingin menekan biaya operasional jangka panjang, dan membutuhkan data yang terintegrasi secara otomatis.

Dalam dunia di mana WFH dan fleksibilitas kerja semakin menjadi norma, sistem absensi online seperti InAct bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah kebutuhan strategis untuk mendukung pertumbuhan bisnis yang efisien dan modern.